Die Bedeutung von virtuellem Teambuilding

Auf der gesamten Welt wurden Mitarbeiter wegen der Covid-19-Pandemie aus ihren Büros verbannt. Manche nur für kurze Zeit und manche für sehr lange Zeit, wie z.B. die Mitarbeiter von Slack, Google und Facebook. Viele werden gar nicht mehr zurückkehren und jedes, wirklich jedes Unternehmen braucht einen Remote-Work-Notfallplan für den Fall einer Infektion oder eines Shutdowns.

Mit diesem Trend kommt eine wichtige Sache zu kurz: Teambuilding. Wir kennen alle diese mehrtägigen Aktivitäten mit in die Arme der Kollegen fallen lassen, Rafting, Kletterparks, Wandern und ein Holzfloß bauen. Nahezu alle sind gestrichen, weil man zu engen Kontakt hätte oder gar nicht reisen darf. Und einige waren sowieso sehr peinlich! Und auch der Smalltalk am Kaffeeautomaten und in der Frühstücks- und Mittagspause fehlt plötzlich.

Sich mit seinen Kollegen verbunden fühlen und einen Teamgeist spüren, ist die Grundlage für gute, effiziente Arbeit. Dies ist perfekt und lustig in dieser Apple-Werbung gezeigt (englisch): The whole working-from-home thing.

Um es in einen etwas wissenschaftlicherem Licht zu zeigen: Atlassian hat 1000 Mitarbeiter befragt und herausgefunden, dass '94% der Teilnehmenden gegenseitigen Respekt als wichtig für den Teamerfolg ansehen. 19% nennen es sogar den wichtigsten Faktor für das emotionale Wohlbefinden eines Teams.' (Quelle, englisch).

Es gibt eine steigende Anzahl von remote-only Unternehmen. Gitlab gilt mit 1300 Mitarbeitern, die ohne Bürogebäude über die Welt versteut sind, als das größte. Sie haben jedes Jahr eine Tagung mit allen Mitarbeitern an einem Ort durchgeführt - was dieses Jahr zum ersten Mal ausfallen muss. Aber selbst wenn Du Deine Teammitglieder einmal im Jahr treffen kannst - ohne virtuelles Teambuilding fühlt sich die Arbeit wie das Austauschen von Ergebnissen zwischen unbekannten Lieferanten an.

Wenn wir uns gegenseitig kennen und gerne mit unseren Kollegen zusammenarbeiten, sind wir viel glücklicher, was unsere Produktivität stark steigert. Und denk dran, dass Einsamkeit das größte Problem beim remote arbeiten ist. Mehr dazu in meinem Post Remote Work Happiness.

Wenn Du jetzt Teambuilding Aktivitäten planen möchtest, muss Du noch die unterschiedlichen Arten kennen: synchron und asynchron, einmal und regelmäßig, sowie nur zum Spass und zum Verbessern der Zusammenarbeitsmethoden. Synchrone Aktivitäten sind der Standard, aber in der virtuellen Umgebung sind sogar asynchrone Aktivitäten möglich. Überleg mal einen Slack-Channel zum Posten von Haustierbildern zu starten oder mit Deinen Kollegen Fotos von Deinem Homeoffice, z.B. mit unaufgeräumten Schreibtischen auszutauschen.

Macht manche Aktivitäten regelmäßig, so dass sie zur Gewohnheit werden und andere einmalig als Impuls. Spass und Verbesserung der Zusammenarbeit müssen sich übrigens nicht ausschließen. Beides ist z.B. beim speziell für Remote Teams entwickelten Online Escape Room von 'Skyrocket Your Team' perfekt verbunden. Dies ist ein remote-only startup (5 Gründer, 4 Nationalitäten, arbeiten aus 4 Ländern) mit dem einzigen Ziel, Remote Teams gedeihen zu lassen.

Für mehr spezielle Aktivitäten empfehle ich den Blogpost über 12 unterschiedliche Teambuiling-Aktivitäten von Sarah Goff-Dupont (englisch): The best virtual team building activities, according to full-time remote workers.

Und vergesst nicht die kleinen Tipps zum Smalltalk, die euch jeden Tag helfen: regelmäßige 1-zu-1-Besprechungen, virtuelle Kaffeepausen, Mittagessen und Feierabendbier, und bitte: immer Video an! Mehr in meinen Post: Informelle Kommunikation in Remote Teams.

Bitte teilt eure Erfahrungen und zusätzlichen Hinweise als Kommentare!

Remote Work Happiness

Wir sind immer noch mitten in der schlimmsten Pandemie, die die Welt jemals gesehen hat. Doch neben der ganzen Tragik gibt es auch etwas Gutes: die rasante Einführung von Remote Work.

Fast alle "Büroarbeiter" könnten arbeiten wann und wo sie wollen, oder besser gesagt: wie es am besten zu ihren Lebensumständen passt. Freiheit heisst nämlich, seine Kinder mittags von der Schule abholen zu können, wann immer man möchte mit seinem Hund spazieren zu gehen und vor allem zu wohnen wo man möchte und nicht an die Stadt gebunden zu sein, wo sein Arbeitgeber sitzt.

Aber es kann auch Probleme geben. Team- und Abteilungsleiter müssen meist noch lernen, Mitarbeiter nach Ergebnissen zu beurteilen und nicht nach Anwesenheitszeit. Etwas anderes ist die psychische Gesundheit, die direkt mit dem glücklich sein verbunden ist.

Im Homeoffice vergisst man einfach zu leicht:

  • Pausen zu machen
  • to exercise
  • Sich gesund zu ernähren
  • Aufzuhören zu Arbeiten
  • Kollegen zu loben
  • Soziale Kontakte zu pflegen

Die Gefahr der Vereinsamung und zum Burnout ist real. Mehr dazu im englischen Artikel ‘How To Avoid Burnout In The Age Of Remote Work‘ von Shelcy V. Joseph auf Forbes.

Selbst wenn wir nicht ganz so weit gehen, ist das glücklich sein der Schlüssel zu psychischer Gesundheit und Produktivität. Also denk an die Punkte oben, wenn Du remote arbeitest. Und am wichtigsten ist, dass Du etwas tust, dass perfekt zu Deinen Fähigkeiten passt und unsere Gesellschaft in die Richtung weiterentwickelt, in der Du sie haben möchtest. Es gibt nichts motivierenderes, als die Welt zu verbessern!

Wenn Du remote arbeitende Angestellte hast, mach deren Happiness zu Deinem wichtigsten Ziel. Kennst Du das berühmte Zitat von Sir Richard Branson: "Happy employees equals happy customers"? Das ist schon lange Fakt. Aber jetzt, wo Deine Mitarbeiter remote arbeiten, muss dies auf ganz neue Wege erreicht werden.

Als Führungskraft von remote Arbeitenden denk bitte an Folgendes:

  • Organisiere regelmäßige 1-zu-1 Abgleiche mit Ton und Videobild
  • Veranstalte Konferenzen und Kreativtage, falls möglich
  • Provoziere zur Vermeidung von Missverständnissen eine Kultur, in der das Geschriebene mehr zählt, als das Gesagte
  • Kommuniziere lieber zu viel als zu wenig, vor allem über die gemeinsamen Arbeitsziele
  • Verteile so viele Informationen, so oft wie möglich
  • Ermutige zu virtuellen Treffen, an denen nicht über die Arbeit gesprochen wird, siehe auch meinen Post: ‘Informal communication in remote teams
  • Erkläre allen, dass Überstunden nicht erwünscht sind, weil längst erwiesen ist, dass remote Arbeitende fast alle zu viel arbeiten und nicht zu wenig

Siehst Du die Bedeutung von Remote Work Happiness genauso? Hab ich einen wichtigen Punkt vergessen? Scheib es einfach als Kommentar!

Foto von Radu Florin von Pexels

Informelle Kommunikation in Remote Teams

Sehr viele Unternehmen haben wegen dem Virus vor 5 Wochen ihre Arbeitsweise extrem umgestellt. Hunderttausende Teams wurden auf einen Schlag von zusammen sitzenden in verteilt arbeitende Teams verwandelt. Genau dafür haben viele Mitarbeiter jahrelang gekämpft. Jetzt kam es aber so schnell, dass nur wenige darauf vorbereitet waren.

Die mit Abstand größte Veränderung betrifft die Kommunikation. Gute Zusammenarbeit in Teams basiert auf einer guten Beziehung untereinander, was wiederum auf einer guten Kommunikation beruht. Wir bauen Beziehungen am besten mit Small Talk, dem Gespräch am Kaffeeautomaten und dem Feierabendbier.

Geht das auch auch remote? Definitiv ja. Informell kann man aus der Ferne wie folgt kommunizieren:

  • pflegt die Beziehung zu Euern direkten Kollegen, indem Ihr regelmäßig über Slack, Teams oder einem anderen Konferenz-Tool telefoniert, aber bitte immer mit Video
  • zufällig zusammengewürfelte Pärchen aus 2 Kollegen telefonieren 15 bis 30 Minuten absolut ohne vorgegebene Themen, am Liebsten über Privates
  • Teams oder Abteilungen machen gemeinsam Frühstücks- oder Mittagspause, z.B. an bestimmten Tagen in der Woche - auch hier gilt: Video an!
  • verabredet Euch zum virtuellen Feierabendbier - verwendet Euer Videokonferenz-Tool, setzt Euch an einen Platz, der nicht der normale Arbeitsplatz ist, nehmt ein Getränk Eurer Wahl und vermeidet über die Arbeit zu sprechen (das ist übrigens mein Favorit)

Passt bitte darauf auf, dass kein Kollege von der Kommunikation abgehängt wird. Bindet jeden mit ein und wartet nicht auf Regeln oder Guidelines 'von oben', jeder kann die Kommunikation in seinem Team mit seiner eigenen Initiative verbessern, sofort.

What’s your experience with informal communication? How often do you do it? Have you developed other forms? Please let us know in the comment section!

Tackle remote works biggest obstacle

What is remote works biggest obstacle? Viable internet connection? Video conferencing hardware? Collaboration software? Recruiting? No, it is trust in employees and team members!

Normally we blame managers that they are not allowing remote work because their lack of trust. But please try to turn your perspective around. I did, as I became a project manager some years ago and as becoming head of project management with a small team of project managers later on.

You can read more in my older post at: Trust is the key for successful remote work

It is really not easy letting your team members go out of sight if your are used to work in the same office. Even if you know their competencies and all the advantages of the home office and all the disadvantages of the office work. Read about the Pros and Cons here: The Ultimate List of Remote Work Pros and Cons

People are used to collaborate in the personal way. We are just not trained to work and trust over the distance. And this is not a miracle, because we all grew up in a world without real time video conferencing around the world for free. But even in the future kids will be raised by personal interaction – for good reasons. So we all have to learn trusting our remote collegues and team members first.

How to build trust with remote workers

This is a collection of methods and ideas to gain that trust and overcome this major obstacle of remote working:

  • do a lot of communication, i.e. short daily video conferencing
  • do video conferencing instead of phone or written communication as often as possible
  • set up regular work demonstrations, a great possibility to show your appreciation
  • even interesting is, that this enhances trust in the team, because most of the technical people rank their peers on their work results
  • if communication and demonstrations are frequently, it feels less like monitoring
  • try to avoid changes of the team members in a project and even over similar projects, because the team members are getting used to each other
  • plan enough time at the projects start for newly mixed teams that they have the possibility to get to know each other
  • do regular team retreats if you are fully remote, because having fun together is building easily good connections
  • do off work activities even if you are co-located, to connect better to each other
  • provide pictures of your home office or home stories in your employees magazin or collaboration tool
  • talk about family and hobbies – it is always surprising what off work talents you have in your team

Conclusion

All our business ventures, companies and other undertakings could be so much more successful if we can strengthen the partnerships to our remote collegues which is possible with the above mentioned methods.

What is your experience? Missing trust is not the biggest obstacle? What else helps you in your daily work? Please let us know in the comment section!

Remote Work does not work… completely by itself

Even if the technical preconditions, available work and willingly remote workers are distributed everywhere, remote work runs not by itself.

Distractions

Most critics are complaining the possible distractions you can have at home or at the coworking space. Distractions are possible, but by far most of the remote workers would have more distractions in the office environment than at home. My actual job is 4 days onsite and 1 day at home. The home office day is the ‘work day’ the 4 others are the organizing stuff days, packed with meetings and 1-to-1 discussions, regarding my work as project manager. Reading specifications and do longer planning sessions is only possible at home.

Off-topic work

Another problem of remote work is the content, meaning what tasks will be performed. If the project information and tasks are not properly distributed over the team, people tend to perform task they like most and not the ones which are needed most. This can only be faced by good project management. Be it agile or more traditional the core points are:

  • have the necessary information at the right time at the people who are needing it
  • provide a clear overall picture to all stakeholders
  • have a clear structure in your project
  • trust your team members (clear point but often missing) – see also ‘Trust is the key for successful remote work
  • transfer responsibility to your team members, but monitor the results
  • make agreements about delivery times not orders

Failure at remote working situation is rarely based on the people, but mostly about bad communication and bad project management.

Self-motivation

Anyway you need a good portion of self-motivation. Most people need a good environment for that. You can achieve that with a good company culture which is even effective for remote workers or, if you are working for your own, by a good coworking space. I’m referring here not only to the fancy, busy spaces in big cities, but primarily all that small office spaces which are available in your direct neighborhood. And this unspectacular place to work together with other remote workers is a thing that hopefully will spread further in the near future.

Here are some more points, ‘Why Remote Work has Not Exploded yet‘ and here is my ‘The Ultimate List of Remote Work Pros and Cons‘.

What is your experience about the success factors of remote work? Let us know in the comment section!